DIỄN VĂN VÀ THUYẾT TRÌNH

“Thường thì chúng ta phải mất đến hơn ba tuần để chuẩn bị một bài diễn văn ứng khẩu thật hay”. (MARK TWAIN)

Công việc chuẩn bị cho một bài diễn văn hay thuyết trình được chia ra làm 10 bước.

1. Xác định mục đích của bài phát biểu hoặc bài thuyết trình.

Bạn muốn thuyết phục người nghe làm một việc gì, hay bạn muốn giảng cho họ về một vấn đề? Bạn có muốn họ phải làm một việc gì cụ thể hay không? Bạn muốn khích lệ họ hay thuyết phục họ tin vào một điều nào đó?

2. Xác định người nghe là ai.

Họ đã biết gì về đề tài bạn nói hay chưa? Họ có quan tâm đến đề tài của bạn không? Họ có thành ý với đề tài của bạn không?

3. Bạn phải cảm thấy tự tin và thoải mái đối với đề tài mà bạn sắp trình bày.

4. Xác định xem bạn muốn người nghe biết đến, ghi nhớ hay học tập.

Viết khoảng 25 từ hoặc ít hơn về mục đích bài nói của bạn. Bà Zita C. Montes de Oca - tổ chức Fundacion Mujeres en Igualdad  - người Achentina đã phát biểu rất hay như sau:

Điểm mấu chốt là ở chỗ phụ nữ nên nhớ rằng đối thoại (đàm phán) cũng là một công cụ quan trọng để giành quyền lực. Tuy nhiên, khi chuẩn bị phát biểu hay viết ra ý kiến của mình, chúng ta không phải lúc nào cũng có đủ thì giờ để lựa chọn một văn phong phù hợp với mục tiêu của chúng ta. Một việc cũng không kém phần quan trọng so với việc viết bài diễn văn là chiến lược chúng ta dùng để chuyển tải tư tưởng của chúng ta tới công chúng thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng hay xuất hiện trước công chúng.

5. Liệt kê ba điểm chính bạn muốn đề cập trong bài diễn văn. Minh họa cho mỗi điểm đó bằng ít nhất một ví dụ - một câu chuyện hoặc một giai thoại - sẽ tạo ra ấn tượng trong tâm trí người nghe.

6. Phác thảo nội dung của bài thuyết trình, sử dụng lời trích dẫn, số liệu thống kê, ví dụ và các thông tin thú vị khác.

7. Viết phần mở đầu hoặc “nhập đề” cho bài diễn văn.

8. Viết phần kết luận của diễn văn. Bạn nên cố gắng tạo ra một kết thúc có ấn tượng. Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính của bạn.

9. Biết khi nào đến lượt mình phát biểu. Bạn có phải là diễn giả duy nhất hay không? Thứ tự phát biểu của các diễn giả như thế nào? Bạn là người đầu tiên hay cuối cùng phát biểu trong trường hợp có nhiều diễn giả? Sẽ có nhóm các diễn giả hay không?

10. Bạn phải để ý đến khoảng thời gian dành cho phần hỏi đáp. Bạn được dành bao nhiêu thời gian cho phần hỏi đáp?

Bạn cũng nên ghi nhớ một vài điểm nữa khi chuẩn bị phát biểu trước công chúng:

• Giới thiệu bạn với công chúng. Việc nhà tổ chức giới thiệu bạn với công chúng là hết sức quan trọng. Bạn phải tự viết phần giới thiệu bản thân và gửi đi trước khi phát biểu, nhưng hãy giữ lại một bản cho bạn. Hãy quyết định xem bạn muốn được giới thiệu như thế nào và bạn muốn cho công chúng biết gì về bạn. Phần giới thiệu phải ngắn gọn, chân thành và thể hiện cá tính.
• Kiểm tra lại phòng và trang thiết bị. Phải biết chắc là các thiết bị nghe-nhìn bạn cần đã sẵn sàng và đang trong tình trạng làm việc tốt. Nếu cần thì mang thiết bị của bạn đi. Cố gắng đến địa điểm bạn phát biểu từ trước đó. Nếu không bạn phải đến sớm đủ để chắc chắn là bạn hài lòng với nơi phát biểu. Khi bạn nhận lời mời đến phát biểu thì bạn phải đưa ra luôn yêu cầu về trang thiết bị (micrô, máy chiếu, bục đứng, v.v). (Bạn có thể mang theo máy ghi âm để ghi lại bài phát biểu của mình). Phải chuẩn bị sẵn tình huống thiết bị gặp trục trặc – và dù thế nào đi nữa bạn cũng phải có bài phát biểu tuyệt vời.
• Chuẩn bị bài diễn văn. Như bà Aydan Kodaloglu, Tổng giám đốc Hội Mỹ-Thổ ở Ankara, đã nói rằng bà luôn cẩn thận chào thính giả đúng cách, nhận ra nhân vật quan trọng, có địa vị ngay từ khi bắt đầu bài diễn văn. Ngoài ra, bà luôn cố gắng phát biểu rõ ràng, dùng câu đơn giản để bài phát biểu thật NGẮN GỌN.

Bạn chỉ nên đưa ra không quá ba ý chính trong bài diễn văn. Trung bình một bài diễn văn dài khoảng 20 phút. Câu của bạn phải ngắn gọn. Câu càng ngắn gọn đơn giản càng tốt. Nói chung, bài diễn văn của bạn dài khoảng từ 7-10 trang đánh máy. Nguyên tắc chung là 12 dòng đánh máy tương đương một phút phát biểu. Trình bày một trang đánh máy cách dòng đôi sẽ mất hai phút ; năm trang sẽ mất khoảng 10 phút. Tuy nhiên là có sự khác biệt giữa các loại ngôn ngữ.

• Xác định rõ bạn sẽ nói trong bao lâu. Cho dù có bao nhiêu thời gian đi chăng nữa thì bạn cũng chỉ nên dùng những câu đơn giản và nói ngắn gọn. Nhà văn hài hước người Mỹ Mark Twain đã rất chí lý khi nói rằng: Bằng lao động vất vả và lương thiện, tôi đã vứt bỏ hết những từ ngữ dài dòng ra khỏi kho từ vựng của mình. Tôi không bao giờ viết từ “metropolis” để kiếm bảy xu trong khi tôi cũng kiếm được ngần ấy tiền khi dùng từ “city”.
• Hết sức hạn chế sử dụng con số hay số liệu thống kê. Dùng từ ngữ để minh họa cho con số bất cứ khi nào có thể. Nếu có số liệu thống kê quan trọng thì hãy phát cho mọi người khi bài phát biểu kết thúc.
• Luyện trình bày toàn bộ bài diễn văn nhiều lần trước khi phát biểu thật. Bạn phải hoàn toàn nắm chắc bài phát biểu nhưng đừng học thuộc lòng. Hãy luyện tập với một người có thể cho bạn những lời khuyên bổ ích. Bạn cũng cần tập trước gương và bấm thời gian.
• Gạch chân những phần của bài nói mà bạn muốn nhấn mạnh. Đánh dấu những chỗ bạn tạm nghỉ. Đảm bảo phải trình bày lưu loát, không nên “ậm ừ” quá nhiều trong khi phát biểu.
• Không nên đọc bài diễn văn. Nếu bạn đọc, thì bài phát biểu của bạn rất dễ trở nên buồn tẻ. Bạn phải tự nhiên, say mê và hào hứng với bài diễn văn của mình. Hãy làm như bạn đang nói chuyện với thính giả, chứ không phải nói át họ. Hãy viết dàn ý bằng các từ hay cụm từ khóa trên phiếu làm mục lục, sau đó tập phát biểu. Bạn sẽ thấy yên tâm với các thông tin mà không cần đọc. Hãy nhìn vào thính giả 90% thời gian của buổi diễn thuyết, Nhìn vào thính giả trong những phút đầu tiên và cuối cùng của buổi diễn thuyết sẽ khiến họ chú ý đến bài phát biểu hơn và bạn cũng có thể nhấn mạnh được những điểm quan trọng của bài nói.
• Hãy biến sự bối rối của bạn thành lợi thế. Bối rối là chuyện thường xảy ra. Cố gắng chuyển sự bối rối đó sang niềm say mê và hào hứng. Ngay trước khi diễn thuyết bạn có thể tập thở sâu để lấy lại bình tĩnh. Tập trung vào những đoạn chính của bài nói. Bạn không cần thiết phải nắm chặt tay, hãy làm cử chỉ thoải mái như khi bạn nói chuyện bình thường.

Dưới đây là hướng dẫn cho phần hỏi đáp.

• Nhận câu hỏi từ tất cả thính giả chứ không chỉ từ một nhóm thính giả.
• Lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và không biểu hiện thái độ phản ứng với câu hỏi.
• Trả lời các câu hỏi một cách công bằng.
• Nhắc lại tất cả các câu hỏi tích cực để mọi người đều nghe thấy câu hỏi đó. Nếu người hỏi đưa ra một câu hỏi không tích cực thì hãy diễn đạt lại câu hỏi đó theo hướng càng tích cực càng tốt.
• Nhìn về phía tất cả thính giả khi trả lời chứ không nhìn riêng vào người đặt câu hỏi
• Đừng để bị lôi kéo vào tình huống “một người hỏi-một người trả lời” hoặc cho phép một người hỏi mãi.
• Trả lời câu hỏi càng đơn giản và thẳng vào vấn đề càng tốt.
• Nếu bạn không trả lời được hãy nói là “Tôi không biết” và hoặc là hứa sẽ trả lời họ sau hay mời họ liên hệ lại với bạn.
• Đừng hỏi lại họ xem bạn đã trả lời đúng câu hỏi của họ chưa. Khi bạn cảm thấy là mình đã trả lời xong thì hãy mời câu hỏi kế tiếp.
• Không nên nói rằng “đây là câu hỏi cuối cùng”. Bạn sẽ kiểm soát được thính giả bằng cách tự mình quyết định đâu là câu hỏi cuối cùng. Luôn dành cho mình một phút tóm tắt lại những điều bạn đã nói. Khi kết thúc bài nói bạn cần nhấn mạnh vào những thông điệp tích cực mà bạn muốn thính giả cần ghi nhớ khi rời phòng họp báo.
• Phát tài liệu vào cuối buổi diễn thuyết chứ không phải vào lúc mới bắt đầu.
• Cần phải nhớ luôn tươi tỉnh. Nếu bạn tươi cười và tỏ ra thân thiện, nhiệt tình và sôi nổi thì thính giả cũng sẽ như vậy. Nếu bạn tỏ ra khó chịu và buồn tẻ thì thính giả cũng sẽ không hơn gì.

PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ NGHE-NHÌN

Phương tiện hỗ trợ nghe-nhìn sẽ rất hữu ích khi bạn diễn thuyết. Con người nhớ được khoảng 40% những gì họ vừa nhìn vừa nghe thấy. Tập rượt với những công cụ hỗ trợ nghe-nhìn này trước khi diễn thuyết. Nếu bạn định dùng máy chiếu hãy kiểm tra nguồn điện. Kiểm tra xem ổ cắm và thiết bị của bạn có tương thích không.

Nếu bạn dùng đèn chiếu (slides) bạn phải dùng chúng khi đèn sáng. Phải làm thử việc này trước nếu bạn không muốn tắt đèn chiếu đi trừ phi bạn bắt buộc phải làm như vậy. Nếu bạn sử dụng video thì một lần nữa bạn lại phải kiểm tra xem các thiết bị có tương thích hay không. Việc sử dụng video không nên kéo dài quá năm phút.

Muốn sử dụng máy chiếu có hiệu quả thì cần phải luyện tập. Bạn không thể mất thì giờ vào việc đặt tờ chiếu cho thẳng hàng. Nếu bạn đang sử dụng máy chiếu bạn hãy đặt một chiếc thước kẻ lên trên máy chiếu và tập đặt tờ chiếu cho thẳng hàng nhiều lần trước khi bạn diễn thuyết thật.

Không nên dùng bảng viết phấn. Việc dùng phấn sẽ rất bẩn và khó đọc được từ xa. Bạn cũng không muốn quay lưng lại phía thính giả, điều mà chắc chắn bạn sẽ phải làm khi dùng bảng viết phấn.

Nếu bạn dùng biểu đồ nhiều trang một lần nữa bạn lại phải luyện tập nhiều lần trước khi diễn thuyết để nhớ được thứ tự của các trang. Khi lật trang bạn nhớ phải quay mặt về phía thính giả và khi đang lật thì không được nói.

BẢN LIỆT KÊ CÁC MỤC CẦN KIỂM TRA KHI DIỄN THUYẾT TRƯỚC CÔNG CHÚNG

Dưới đây là bản liệt kê các mục cần kiểm tra, hoặc đề cương để hình thành và trình bày một bài phát biểu trước công chúng. Bạn nên dùng mẫu này để đánh giá các bài nói sau mỗi bài phát biểu.

Chủ đề

Nội dung bài nói có...

• Hoàn toàn phù hợp với thính giả hay không?
• Thích hợp với hoàn cảnh hay không?

Nội dung

Nội dung bài nói có đưa ra...

• Ý kiến nào hay không?
• Thông tin thực tế nào không?

Nội dung của bài nói:

• Có phù hợp với mục đích của bài nói hay không?
• Có thích hợp với trình độ và sự quan tâm của thính giả hay không?
• Có đầy đủ so với kiến thức về chủ đề đó không?

Cấu trúc

Bài nói đã có...

• Phần giới thiệu nhập đề hay chưa?
• Câu chuyển ý uyển chuyển và rõ ràng không?
• Kết luận hay và ấn tượng không?

Cách diễn thuyết

Diễn giả có...

• Phát âm rõ không?
• Dùng các cụm từ rõ nghĩa không?
• Dùng đúng ngữ pháp không?
• Tạo ra cử chỉ tự nhiên nhưng không làm phân tán tư tưởng thính giả không?
• Giữ đúng tốc độ nói hay không?
• Đọc rõ các âm không?
• Tỏ ra nhiệt tình không?
• Nhìn về phía thính giả không?
• Tư thế đứng nói đúng không?
• Tỏ ra điềm đạm và tự tin không?
• Có thói quen nào làm phân tán tư tưởng thính giả không?
• Biết sử dụng ngữ điệu không (không nói với giọng đều đều)?

--------------------------------------

CÁC BƯỚC KẾ TIẾP

Bài báo, bài bình luận, bài gửi biên tập viên hay bài xã luận của bạn đã được đăng! Bạn đã trả lời phỏng vấn, phát biểu hay đã diễn thuyết. Bạn quen biết với ít nhất một phóng viên. Sự quan tâm của báo chí và truyền thông đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược truyền thông của bạn. Bây giờ bạn sẽ làm gì?

Tổng kết lại chiến dịch của bạn xem bạn cần cố gắng hơn ở khâu nào. Đây là thời điểm lý tưởng để bạn gặp gỡ những người bạn tin cậy và có một phiên họp động não. Hãy tận dụng cơ hội này để đặt câu hỏi và đưa ra những ý tưởng cho các bước tiếp theo.

Nếu một tổ chức có thể đưa ra một biện pháp độc đáo để bày tỏ vấn đề của mình thì có thể tổ chức đó sẽ được công chúng và các phương tiện truyền thông quan tâm hơn. Hãy thử nghiên cứu những ví dụ sau của hai tổ chức ở New Zealand có tên là “Hội phụ nữ chống tranh ảnh khiêu dâm” và “12 tuần”:

• Hội phụ nữ chống tranh ảnh khiêu dâm đã được nhiều người biết đến bởi cách họ chọn mục tiêu hoàn toàn gây bất ngờ. Họ bắt đầu bằng việc đưa một số của một tạp chí nổi tiếng ra Tòa Xét xử các Ấn phẩm Khiếm nhã để hân loại. Vụ việc này thu hút sự tranh luận rộng rãi của công chúng và các phương tiện truyền thông bởi nhiều người không tin rằng ấn phẩm này in những “tài liệu hạ thấp nhân phẩm phụ nữ”. Được công chúng biết đến là động cơ để họ tổng tấn công vào những gì họ cho là tình trạng tràn lan tranh ảnh khiêu dâm trên các phương tiện truyền thông, thậm chí là trên cả những ấn phẩm trước đó đã không qua kiểm duyệt chính thức.
• Các nhà tổ chức chiến dịch ngày nghỉ phép của bố mẹ mang tên “12 tuần” đã dành một tuần đặc biệt trong đó họ tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý của công chúng và các phương tiện truyền thông. Tuần lễ được phát động với một sự kiện đề cao nữ diễn viên làm trò vui nổi tiếng của Maori. Tiếp theo là hàng loạt các cơ hội chụp ảnh và kết thúc là phần trình bày kiến nghị lên Quốc hội. Đơn kiến nghị được mười hai em bé đội mũ đánh số từ một đến mười hai mang tới.

Điều chúng ta học được từ những người bạn ở New Zealand là cần phải biết sáng tạo khi đưa ra các chiến dịch truyền thông.

TIỀM NĂNG VÔ TẬN

Nếu trước đây bạn chưa từng làm như vậy thì đây là một cơ hội tốt để bạn gặp đại diện chính quyền địa phương.

Một số chính phủ đưa ra các chương trình rất sáng tạo. Ở Nê-pan, Amaa Samuwa hay còn gọi là Hội các bà mẹ (thường ám chỉ các Hội phụ nữ), về cơ bản là sự phát triển của một chương trình hỗ trợ vốn của chính phủ cho phụ nữ ở nông thôn. Một trong những nhóm này chống lại tệ nghiện rượu ở thành phố họ bằng cách tổ chức diễu hành và phong tỏa giao thông để ngăn cấm việc bán rượu và thu hút sự chú ý đối với phong trào này. Mặc dù mục đích chương trình của chính phủ là nhằm nâng cao sự tự tin và vị thế của người phụ nữ bằng những hoạt động tạo ra thu nhập, nhưng đồng thời nó cũng tạo ra tác dụng khác là khuyến khích chị em thay đổi những khía cạnh khác trong cuộc sống của họ.

Hãy tự hỏi bản thân: Có ai ở địa phương, trong nước hoặc trên thế giới là người mà bạn muốn họ biết thêm về vấn đề của bạn hay không?

Hãy xem xem bạn có thể tận dụng sự quan tâm của phương tiện truyền thông như thế nào để giảm bớt chi phí cho chiến dịch của bạn. Nếu bạn đang né tránh việc gây quỹ cần thiết để duy trì hoạt động thì hiện tại có lẽ là thời điểm thích hợp để bạn bắt đầu. Hãy thử tính xem liệu có cá nhân, công ty hay tổ chức nào có thể góp tiền cho bạn không nếu họ biết nhiều hơn về những công việc bạn đang làm.

Mọi người có sẵn lòng giúp đỡ bạn trong công việc hay không? Một cách cảm ơn sự giúp đỡ của họ là gửi cho họ các bài báo đã được xuất bản của bạn, hoặc là một bức thư gần đây nhất bạn tạo được sự chú ý của giới truyền thông đối với tổ chức của bạn.

Hãy nhớ là phải tập trung vào chiến dịch truyền thông của bạn. Phải đảm bảo là những hành động tiếp theo của bạn phù hợp với những mục tiêu lâu dài của côngviệc bạn đang làm.

Khi biên soạn cuốn sách hướng dẫn này, chúng tôi đã nhận được những thông tin và

lời khuyên quý báu từ rất nhiều chị em phụ nữ. Một nhóm phụ nữ ở Pháp đã nói như sau : “Hãy sẵn sàng giành nhiều sức lực để đạt được những thành quả nhỏ và lâu dài. Hiểu biết và nhận thức được những vấn đề quan trọng không thể đạt được chỉ trong chớp mắt”.

Quan trọng là chúng ta phải luôn ghi nhớ rằng công việc này là cả một quá trình. Quá trình này sẽ vẫn cứ tiếp tục chừng nào chúng ta đạt được mục tiêu.